Optimierung der Büroorganisation

Ausgangssituation

Das junge, aufstrebende Unternehmen spezialisiert sich auf kreative Werbung.
 
Die Geschäftsentwicklung führte dazu, dass das Team immer stärker durch Tätigkeiten der Administration in seiner eigentlichen Geschäftstätigkeit, der kreativen Arbeit, eingeschränkt wurde.

Ziele / Aufgaben

Der optimale Einsatz von Standard-Office-Softwareapplikationen soll wesentliche Unterstützung in Hinblick auf Standardisierung und Systematisierung von Routinetätigkeiten der Büroorganisation bieten.
 
Die Verbesserung der Effektivität und insbesondere der Effizienz administrativer Tätigkeiten soll über einen Hilfe-zur-Selbsthilfe-Ansatz erreicht werden.

Ergebnisse

Wir haben die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die Mitarbeiter des Unternehmens die Brücke zwischen kreativem Schaffen und administrativen Notwendigkeiten bauen und den Anforderungen ihres Tagesgeschäfts entsprechend tragfähig halten können. Unsere Unterstützung umfasst:

• Analyse der aktuellen Situation und Setzen von Prioritäten in bezug auf die Optimierungsmöglichkeiten.
• Individuelle Anwenderschulung mit gezielter Ausrichtung auf die sinnvolle Anwendung von Office-Software auf Problemsituationen des Tagesgeschäfts.
• Schulungsbegleitende Beratung und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten insbesondere im Bereich der Standardisierung und Systematisierung von Organisationstätigkeiten unterstützt durch den Einsatz von Standardsoftware.
• Schaffung von Transparenz durch die Dokumentation und grafische Darstellung von Auslastung bzw. freien Kapazitäten mit einfach zu bedienenden Softwarewerkzeugen.
• Vorschlag von Richtlinien bzw. Standards zur Speicherung und Ablage von Dokumenten als Voraussetzung zur leichteren Wiederfindung und entsprechenden Zeiteinsparung.

Kurzfristig wirksame Verbesserungen ohne großen Aufwand haben die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, den Weg der kleinen Schritte in Richtung nachhaltiger Optimierung zu gehen.
 
Wir stehen durch individuelle, flexible Unterstützung auch in Zukunft bereit, Schrittmacher- und Unterstützungsaufgaben zu übernehmen.

• EDV-Systeme
• Internetpräsenzen
• Datenbanksysteme